A toborzás, egy nehéz, fáradságos folyamat, különösen abban az esetben, ha szakképzett személyzetet kívánunk toborozni. Becslések szerint, egy megalapozott toborzási folyamat 27 napot vesz igénybe, de a szervezetek többségének nem áll rendelkezésére ez az idő minden egyes új alkalmazott kiválasztásához. A hatékony toborzási folyamat annak a szervezetnek egy sajátságos munkaerő alkalmazási modellje, ahol a cél: megfelelő emberek megtalálása a megfelelő feladathoz, megfelelő időpontban. Valójában, ez egy olyan - lépésről lépésre történő – megközelítés, melynek célja azon tehetséges emberek megtalálása és alkalmazása, akik elősegíthetik a vállalkozás növekedését.

Mikor toborzásról beszélünk, akkor mindannyian tudjuk, hogy mennyi erőfeszítést igényel egy interjú megszervezése. A toborzóknak fel kell deríteniük és megszerezniük a releváns önéletrajzokat, kapcsolatba kell lépniük és beszélniük a jelöltekkel, és meg kell tudniuk, hogy érdekli-e őket a betöltendő munkakör. És, ez csak a kezdet ... A jelöltek interjúinak megszervezése, ütemezése és annak hatékony előkészítése során, a pályázok természetesen legalább annyira nyugtalanok és izgatottak lesznek, mint amennyire lelkesek. Mindazonáltal, mikor elérkezik a munkakört majdan betöltő jelölt kiválasztásának döntő pillanata, a többi jelölt elutasító választ fog kapni. Bár senki sem kíván a rossz híreket hozó hírvivő lenni, az interjú utáni visszacsatolás/feedback biztosítása az elutasított jelöltek számára, ugyanolyan fontossággal bír, mint a pozitív feedback.

Miért fontos visszajelzést/feedback-et adni az interjú után:

Az interjú utáni visszacsatolás, útmutatást és támogatást nyújt a jelöltnek a toborzási folyamat során. A visszajelzésnek elmaradása esetén, a jelöltek többsége elveszettnek, tévelyedettnek vagy egyenesen zavartnak érezheti magát. Az elutasított jelentkezőknek, az interjú utáni visszacsatolás biztosítása önmagában is egy komoly kihívást jelenthet, azonban a jelöltek bevonása a folyamatba, fontos eleme a vállalat-jelölt kommunikációnak. Ott, ahol hiányzik a kommunikáció, hiányzik majd a jelölt elkötelezettsége, hogy adott esetben, ugyanabban a cégben, más álláslehetőségekre is jelentkezzen. Esetleg, úgy dönthetnek, hogy negatív véleményeket posztolnak a cégről. A feedback biztosítása nem csak hogy jó PR stratégia és komoly pozitívum a vállalkozás publikus image számára, hanem segít a jelöltnek abban is, hogy jobban megértse saját erősségeit és gyengeségeit és meg tudja határozni azt, hol és mit kell javítania azokon, a következő interjúig. A jelöltekkel való bánásmód egyre nagyobb jelentőséggel bír. Habár nem feltétlenül új jelenség a toborzás világában, a HR szakemberei számára kiemelten fontos szempont lett a jelöltek benyomásainak javítása. A jelöltek megfelelő kezelésének és a benyomások javításának fontos eleme a feedback megejtése az interjú után.

Íme, 5 ok arra, hogy miért biztosítson visszacsatolást minden interjú után:

1. PR lehetőség

A személyes ajánlás, a leghatékonyabb marketingeszköze a munkáltatói márkaépítésnek (employer branding). Mivel az elfogulatlan pályázók végül pozitív kritikákat és véleményezéseket posztolnak és pozitív toborzási tapasztalatokról számolnak be - függetlenül attól, hogy sikerrel jártak-e az adott munkakörnek a betöltésére pályázva - a munkakört meghirdető cég még nagyobb számú jelentkezőt vonzhat a jövőben betöltendő munkahelyek pályázati kiírásakor.

Másrészt, ha egy jelöltet elutasítanak és feedback-et sem kap, akkor a vállalkozás azt kockáztatja, hogy negatív véleményeket és értékeléseket kap a közösségi médiában, vagy olyan platformokon, mint a munkahelyeink.hu, ami rendkívül károsan hathat a cég brandjére és a PR-re.

2. Tisztelet a jelöltnek

Mindannyian tudjuk, mennyi időt vesz igénybe az interjúra történő felkészülés, mindazon egyéb feladatok, tesztek vagy esettanulmányok mellett, melyeket a munkáltató bevonhat a jelöltek értékelési folyamatának körébe. Fontos, hogy a munkaadók ennek tudatában legyenek és megköszönjék a pályázónak a kiválasztási folyamatra fordított idejét. Ez, úgyszintén, a vállalat munkáltatói márkájának jó hírnevét emeli és pozitív image-ét kelti. Hovatovább, a jelentkezők felismerik a fejlődési lehetőségeiket is, valamint tudatosul bennük, hogy a meghirdetett munkakörre történt pályázás folyamatában tett minden erőfeszítésük nem volt hiábavaló és nem maradt észrevétlen.

3. Visszatérő jelöltek

Még akkor is, ha egy jelölt nem sikeres egy pályázat során, mert bizonyos képességei vagy bizonyos szintű tapasztalata hiányzik, idővel ő lehet a tökéletes jelölt erre a munkakörre. Ha a toborzási folyamat jól strukturált és konstruktív visszajelzés érkezik, akkor valószínű, hogy a jelölt, egy új lehetőség felmerülése esetén, visszatér ugyanahhoz a céghez, mikor rendelkezik a szükséges készségekkel.

4. A jelöltek felkészültsége

Amellett, hogy pozitív hatással bír az illető vállalatra, a visszajelzések a következőkben jobban felkészült munkaerőpiacot eredményeznek a jövőbeli munkalehetőségek tekintetében. Általánosságban elmondható, hogy a vállalatok könnyebben megtalálják majd a megfelelő jelölteket a betöltendő munkakörökhöz, ha a mostani jelöltek megismerik, milyen erősségeik vannak és milyen területeken kell még javítaniuk készségeiken vagy ismereteiken. Ennek eredményeként, a jövőben, a toborzási folyamat lényegesen hatékonyabbá válhat a munkaadók számára.

5. Nem igényel sok időt

Sok vállalat szerint nincs idő arra, hogy részletes visszajelzést tudjanak adni egy interjú után, ez azonban nem olyan megterhelő, mint gondolják. Az interjúk során a toborzók jegyzeteket készíthetnek, melyeket később felhasználhatnak a visszacsatolás strukturálásában, ügyelve arra, hogy konstruktív feedback-et biztosítsanak.

Hogyan biztosítasz visszacsatolást a jelölteknek?

Általában azt javasoljuk, hogy a feedback-et az interjút követő egy napon belül, ideális esetben néhány órával az interjú lefolytatás után küldjék meg a jelöltnek. Igen fontos szempont az, hogy elég hosszú idő álljon a toborzó rendelkezésére ahhoz, hogy érdemben reflektálhasson, miközben az interjú még frissen él emlékezetében. Ezáltal, a visszacsatolás mind a toborzási csapat, mind a döntésre váró jelöltek számára egyaránt időben megvalósul.

Néhány lépés, amit követhet a visszajelzés strukturálásakor:

1. Köszönjük meg a jelöltnek a vállalat és a munkakör iránti érdeklődést. Tudassa vele, hogy nagyra értékeli, hogy időt szakított arra, hogy jelentkezzen és megjelenjen az interjún.

2. Adja tudtára a jelöltnek, hogy nagyon jó képességekkel, munkatapasztalattal vagy képesítéssel rendelkezik és magyarázza el neki, miért lehet ő alkalmas a jövőben, a vállalatuknál betöltendő munkakörre.

3. Ezt követően, térjen át a lényegre és magyarázza el, miért nem tehet neki most azonnal egy állásajánlatot. Használjon olyan kifejezéseket, mint "olyan jelöltet keresünk, aki nagyobb tapasztalattal rendelkezik az X területen". Próbálja meg, hogy ne legyen túl negatív kifejezésmódjában. A jelölt számára amúgy is elég nehéz a kellemetlen hírt feldolgozni. Talán, ami a legfontosabb: próbálja meg úgy strukturálni a mondandóját, hogy az ne legyen diszkriminatív jellegű - amikor a jelöltek meghallgatása vagy felvétele kerül szóba.

4. Ha a jelölteknek kérdéseik vannak, azokat feltétlenül szakszerűen és gyorsan válaszolja meg. Valószínűleg újból pályázni fognak majd egy új lehetőség esetén, ugyanazon vállalatnál, amennyiben minden szükséges információt megkapnak. Ajánlott, hogy az összes jelölt jelentkezési adatait legalább hat hónapig kéznél tartsuk.

5. Tájékoztathatja a jelöltet más, jelenlegi vagy jövőbeni munkalehetőségekről, tudatva vele, hogy ezekre is, ismételten jelentkezhet.

6. Az értesítés végén, kívánjon neki sok sikert és jövőbeni érvényesülést a karrierje során, ezzel mutatva ki tiszteletét iránta.

Összefoglalva

Nem könnyű feladat a kellemetlen hírek hordozójának lenni, de az elismertség, amit az eredményez, hogy felelősséggel és őszinteséggel viszonyul a jelöltekhez, sokat jelent majd hosszú távon, a vállalat munkáltatói márkájának, az employer brandingnek a létrehozásában. A pályázók értékelni fogják, hogy tiszteletben tartották az erre fordítandó idejüket, valamint azt, hogy segítséget kaptak a fejlesztendő területek (készségek, ismeretek, …) felismerésében. Az interjú utáni visszacsatolás, szerves része kell legyen az egyes vállalatok toborzási és alkalmazási folyamatainak.

Önök, már megtették?